Vikingeventet 2017

3. Juni 2017 Egge, Steinkjer

Nettsider: http://www.vikingevent2017.com/

Eventside: https://coord.info/GC6J44N

Arrangør: Madam Schanke, McStoon, A-AKS, kjlov, EggeSigrid, BBuvarp, ainao, auda2, trjaas og  ValdresKnut.

Coiner: LINK

Sideeventer: LINK

 

HISTORIE

Etter at Vikingeventet 2016 var slutt gikk Havardfoto til kjlov og spurte om han ville overta og holde eventet året etter. kjlov gikk så rundt på plassen og spurte de han kjente om å være med som arrangører og de fleste svarte tvert JA!! Dermed var neste års arrangører i boks, og planleggingen kunne starte. Bare noen dager senere ble det opprettet en arrangørgruppe på Facebook. Og den 19. mai hadde de første møte i arrangørgruppa på Steinkjer.

Tilstede var Kjell Løvik, Arnstein Saursaunet, Ann Kristin Saursaunet, Solfrid Dahle, Bernt Buvarp, Stein Hals, Jan Arild Aas, Aud Aas, Terje Aas, Kolbein Dahle, Lisbeth Schanke Rødset.

Cachenick: kjlov, A-AKS x 2, EggeSigrid, BBuvarp, McStoon, ainao, auda2, trjaas, ValdresKnut, Madam Schanke

 

Vedtatte grupper med hovedansvarlig og ansvarsområde

Høvdingsete: Lisbeth Schanke Rødset = Madam Schanke. Ansvarsomr.: Ha oversikt på totalbildet. Samle trådene og holde folk i ørene. Passe på at ting som er vedtatt blir gjort.

Kommunikasjon: Kjell Løvik = kjlov. Ansvarsomr.: Få info ut til folket. Pleie kontakt med pressen. Infosenter under eventet.

Webansvarlig: underlagt kommunikasjon: Bernt Buvarp = BBuvarp. Bistå alle som trenger hjelp på nettet. legge ut info, lage skjemaer osv.

Infrastruktur: Jan Arild Aas = ainao og Terje Aas = trjaas. Ansvarsomr.: Parkering, Bobilcamp, Toaletter. Ha kontakt med kommunen og museet

Arangement: Solfrid Dahle = EggeSigrid.  Ansvarsomr.: kontakt mot Vikinglaget ang servering. Opplegg med omvisning og eksterne arrangement

Økonomi: Tove Damås Ansvar for eventets økonomistyring.

Stipend/tippemidler: underlagt økonomi: Svein Mære. Ansvar for søknader om sponsormidler og stipend.

PR/markedsføring: Stein Hals = McStoon. og Arnstein Saursaunet = A-AKS.  Ansvarsomr.: Internett (hjemmeside og facebook), infomateriell, annonsering, plakater, bannere osv.

Ansvarlig eventcacher: Bernt Buvarp = BBuvarp. Ansvarsom.: Sørge for at vi har det antall cacher vi får tildelt – spesielt LAB-cacher

Det at en person var ansvarlig for et område betydde ikke at de skulle fikse alt alene. Det var bare slik at det var noen som hadde ansvaret for at vedtatte ting ble gjort. De ansvarlige for gruppene hadde fullmakt til å knytte til seg andre medlemmer av arrangementsgruppa, også personer som hadde eget ansvarsområde. Men det måtte være frivillig.

Alle ansvarlige rapporterte til Madam Schanke om tiltak de gjorde, eller ønsket å gjøre.

Startproblemer

Datoen for Vikingevent 2017 ble først satt til 27. mai. Dette måtte de gjøre om ikke lenge etter fordi det kolliderte med et Gigaevent. Avtale om leie ble gjort med Egge museum.

Det hadde kommet inn for få deltatt logger på eventet året før, noe som ville gjort det enklere for dette eventet å få mega status. Det kunne derfor skje at 2017 eventet måtte opp i 500 WA logger for å kunne nå mega status.

På grunn av etterslep fra året før, fikk man visse problemer med kommune, vikinglaget, egge museum, turistkontoret og groundspeak, noe arrangørene av 2017 eventet løste med en fantastisk diplomatisk innsats.

Det snur

Etter en stund snudde turistkontoret på hælen og nå hadde de fått penger for å lage et prosjekt om geocaching. De skulle lage en presentasjon av bl.a. Bogntrailen og ville bistå med alt de kunne. De ba også om å få montert en stor geocache på uteveggen på kontoret sitt.

I slutten av juni ble gruppen registrert i Brønnøysundregistret med et formelt styre. De hadde nå emailadresse og bankkonto.

Den 1.juli fikk de en gladmelding fra reviewerne. Det var kommet klarsignal fra Groundspeak om at de kunne publisere eventet når eventsiden var ferdig og godkjent, og at de bare trengte 300 WA for å oppnå megastatus.

Den 11. august ble det publisert.

Coiner

A-AKS hadde designet coiner etter inspirasjon av Eggesverdet og det ble bestilt prøvecoiner tidlig i september.