Søknadsfrist er 31. oktober 2023. Søknad sendes på e-post til styret i Geocaching i Norge: styret (at) gcinfo (dot) no.

GiNo ønsker at det årlige Vikingeventet skal flytte seg rundt i landet, og arrangeres av lokale krefter. Vi søker derfor etter lag/foreninger (eller en stor nok gruppe privatpersoner) som kan tenke seg å ta utfordringen med å arrangere Vikingevent 2025!

GiNo vil spesielt oppfordre tidligere søkere som ikke nådde opp, til å søke på nytt.

Vi ber interesserte om å sende en søknad til styret (at) gcinfo (dot) no innen 31. oktober 2023, med utfyllende informasjon om:

• Budsjett
• Plan og program
• Adkomst, overnatting og kollektivtransport
• Lokasjon/fasiliteter
• Parkering
• Stab
• Referanser

Arrangøren burde være (eller danne) en organisasjon, som vil stå ansvarlig for eventet og eventets økonomi. (Med mulighet for å søke støtte fra GiNo). Og det vil være en stor fordel hvis du/dere har erfaring med å arrangere eventer fra før (men det er ikke et krav, så ikke la det stoppe dere).

Hvor lang tid styret vil bruke på å behandle innkomne søknader er avhengig av kvaliteten på søknadene. Om det er mindre mangler ved en ellers god søknad kan vi be om ytterligere informasjon for avklaring og da kan behandlingstiden bli litt lenger.

GiNo stiller noen krav til eventplassen, for at megaeventet skal ha best mulig grunnlag til å lykkes:

• Må være i Norge
• Må være tilgjengelig med offentlig transport
• Må kunne ta imot minst 100 parkerte biler
• Må ha toalettfasiliteter
• Fint om det er et alternativ for regntunge dager (partytelt, etc)

Følgende krav settes til selve eventet:

• Må arrangeres en helg, med hovedeventet på en lørdag
• Eventdato må være mellom 1. mai og 31. juli
• Må hete Vikingevent + årstall
• Det overordnede temaet skal være vikingrelatert
• Eventets formål skal være å videreføre Vikingeventtradisjonen, til det beste for fellesskapet
• Inngangspenger kan innkreves, men skal da utelukkende gå til å dekke utgifter til leie av eventsted ol.
• Må ha et gratis alternativ for de som ikke ønsker å betale
• Geocaching i Norge skal være listet som sponsor/samarbeidspartner
• Arrangør og eventets plassering skal holdes hemmelig frem til eventet året i forveien er ferdig gjennomført.

Kravene må ses på som veiledende, og ikke absolutte. Vi står åpne for forslag og tilbud. Vær oppmerksom på at det er ikke noe krav om at Vikingeventet skal være større og mer storslagent enn fjorårets. Gode minner fra eventet skapes først og fremst ved at man møter mange andre geocachere og har et hyggelig sted å slå av en prat og utveksle historier.

GiNo har eierskap til Vikingeventet, i hovedsak for å lette arbeidet til de som arrangerer og for å forhåpentligvis sørge for at Norge får ett fast tilbakevendende Mega event som kan oppleves på forskjellige steder i Norge hvert år. Vi håper vi kan være en stødig økonomisk støttespiller og inspirasjon, og at noen tør å ta utfordringen.

Selve eventlistingen skal eies av den organisasjonen/foreningen/grupperingen som er økonomisk ansvarlig for eventet. Den skal ikke eies av en privatperson og heller ikke av Geocaching i Norge. De som arrangerer, står selvfølgelig fritt til å sette sitt preg på eventet, og tilpasse det slik de ønsker innenfor retningslinjene.

Dette er samme modell som rullerende megaeventer andre steder i verden kjører etter.

Har du spørsmål eller ideer kan disse rettes til styret på mail: styret (at) gcinfo (dot) no

Bakgrunn

Fra og med 2018, har Geocaching i Norge (GiNo) hatt eierskapet til Vikingeventet. Det er mye jobb å arrangere Mega, og vi håper med dette å kunne bidra og hjelpe til at dette eventet får fortsette å vokse og lykkes i Norge, år etter år.

Hilsen styret i Geocaching i Norge