Erfaringer fra arrangørene av Sigridevent 2018

Det ble en minnerik dag hvor vi lærte utrolig mye om å arrangere et stort event. Etter Spooky Night på Dønna i 2017 ble noen Geotroll sittende å plapre om geocaching. Da dukket det opp en ide om et årlig større event på Helgeland.

Ideen var å lage et event som kunne være et alternativ til Vikingeventet. Og på årsmøtet fikk Brustadteam klarsignal for å jobbe videre med dette i Sandnessjøen. Ideen gikk ut på å arrangere eventet med Langhuset, vikingene og Sigrid på Sandnes som utgangspunkt. Jobben med Sigrideventet 2018 kunne Starte.

I slutten av januar ble det tatt kontakt med Oddvar Pettersen, høvdingen i Langhuset. Han tente på våre planer umiddelbart og mente at dette skulle vi få til. Og etter å ha studert kalenderen litt grundig utpekte datoen 8. september seg.

Allerede i mars ble eventet meldt inn til geocaching.com for publisering. Her fikk vi først avslag fordi det var for tidlig. Tidligst tre måneder før var beskjeden. Men så. Helt ut fra det blå kom kontrabeskjeden. Eventet ble publisert. Og ballen rullet.

Og det ble mye jobb. Veldig mye jobb.

Mange nye cacher måtte jo publiseres. Og mye av våren og sommeren gikk med til å planlegge utlegg. På vikingetuftene på Tjøtta, i vikingers fotspor på Alstahaug, og ikke minst på toppene av De Syv Søstre. Noen bynære geocacher og litt trailer. Noe for enhver smak måtte det jo være. Vel 60 cacher ble publisert i forkant av og under eventet. Så måtte vi jo kunne ta i mot mange besøkende. Så det ble ordnet med avtale med hotellet om rabattert overnatting, og vi kunne sammen med Langhuset tilby parkering for bobiler og campingvogner. Med strøm og tilgang til toaletter.

Og så måtte vi jo ha goodiebager! Det har jo alle store eventer. Så da var det rundt på byen og tigge. Velvillige kjøpmenn bidro med det de hadde å avse og veskene ble snart fylt av de fineste godsaker. Og plutselig sto 50 store goodiebager klar.

På eventet måtte vi ha konkurranser. Det måtte lages event-quiz og barnecacheløype. Og det måtte vi jo ha premier og diplomer til. For hver ide…. mere jobb!! Premier kom på plass og diplomer ble til. Og vi måtte trykke program. 6 timer event måtte jo ha program.

Så skulle vi jo ha stand da. Enda mere jobb. Telt, strøm, data og internett. Bord og stoler. Og så alt vi skulle prøve å selge da. Klistremerker, Trollnytt og Geotrollans coin. Å ja!! Egen coin måtte jo eventet ha. Designer ble kontaktet og coin bestilt. I tillegg til alle de som var innom for tips og råd, besøkte 120 sporbare gjenstander standen vår.

Cachetur.no hadde også sagt seg villig til å komme på besøk og holde foredrag for oss. Dette måtte også koordineres. Mere strøm, data, storskjerm, lyd og bilde. Heldigvis hadde Langhuset disse tingene på plass. Og foredraget ble en suksess.

Servering da? Joda. Dette fikset heldigvis også Langhuset. Mat, kaffe og kaker. Puh! En ting mindre å tenke på.

Men vi måtte ha en spesiell loggbok. For det har jo også store eventer. Så det ble spesialdesignet logg i silhuett av Sigrid. I gullfarge selvfølgelig.

Og egen facebookside måtte vi ha. Vi måtte jo prøve å promotere oss. Og denne måtte stadig oppdateres. Bilder måtte tas og info måtte ut. Og vi måtte promotere oss på utallige andre facebooksider i geocachingmiljøet. Mange timer ble det ved dataskjermen.

Og det ble mange timer i møte med Langhuset for å planlegge. Hvem skulle gjøre hva? Og når? Mye å holde styr på. Hadde vi strøm? Hadde vi søppelsekker? Hvor skulle folk parkere?

Men så var den plutselig der da. Den store dagen. Til strålende solskinn og varme våknet vi 8. september. Med 46 “will attend” i nettloggen. Programmet var tettpakket og det var bare å kjøre i gang. Det gikk for det meste bra. Noe gikk over all forventning. Noe lugget litt. Og noe på programmet ble rett og slett ikke noe av. Men du verden for en dag. Vi storkoste oss sammen med de besøkende og fikk stiftet mange nye bekjentskaper. Og det ble utrolig mange fine tilbakemeldinger som varmet.

Tusen takk til Team Skartun og Team_Alpha300 for det praktiske før og under eventet. Takk til Askeladdene, McStoon og Korsgat for spontan hjelp med å bære bord og stoler, og hjelp til å rydde. En hjertelig takk til høvdingen Oddvar Pettersen og Langhuset som bidro til å få dette i land som et nulløkonomiprosjekt. Og ikke minst en kjempestor takk til alle som møtte opp.

Dessverre krasjet Sigrideventet 2018 med to andre etablerte eventer. Svorksjøen 2018 i Trøndelag og Arctic Geocaching Event 2018 i Troms. Dette har vi kontroll på for 2019. Da blir det ingen kollisjon.

Vel blåst Sigridevent 2018.

Brustadteam.

Bente og John Asbjørn.

 

Posted in Geocaching, Nyheter.

Legg igjen en kommentar

Din e-postadresse vil ikke bli publisert. Obligatoriske felt er merket med *