Vikingeventet 2018

19. Mai 2018 Hove, Arendal

Nettsider: https://vikingeventet.no/2018

Eventside: https://coord.info/GC76000

Arrangør: Geokaperne fra Agder

Coiner: LINK

Sideeventer: Fredag 18/5: Vikings Welcome – Meet And Greet (https://coord.info/GC7F5WJ) , Søndag 20/5: Vikings leaves no trace (https://coord.info/GC7F5X4) , Søndag 10/6: Vikingevent – Recap (https://coord.info/GC7Q7GE)

 

HISTORIE

Bakgrunn:

Etter to år med Vikingevent i Steinkjer, var det vedtatt at eventet for 2018 skulle kunne avholdes hvor som helst i Norge, og foreninger og arrangørkomiteer kunne søke for å avholde dette. Geokaperne fra Agder leverte den beste søknaden, og ble annonsert som neste års arrangør på Vikingeventet i Steinkjer i 2017. Eventet skulle avholdes på Hove utafor Arendal i pinsehelga, med lørdag 19. mai som eventdag.

 

Tidlig planlegging:

Eventets tidlige initiativtaker var Piraten, som hadde forfattet søknaden og avklart forholdene rundt arrangementsted, og ble også eventets naturlige “høvding”. Geokaperne fra Agder gjorde kjapt styrevedtak på å gå videre med søknaden, og stille en startkapital til rådighet for arrangementet. Etter at tildelingen var et faktum, ble det stablet på beina en arrangementskomite hvor ansvarsområder ble fordelt. Det var et tidlig ønske om å holde den sentrale komiteen så liten som praktisk mulig for å få en smidig og effektiv planlegging. De viktigste delansvarsområdene utenom hovedansvarlig var følgende, og ble besatt av:

  • Eventansvarlig og “høvding”: Piraten
  • Økonomiansvarlig: Flyvholm
  • Webansvarlig: Nizerion
  • Labcacher: Von’ene
  • Coinansvarlig: Hofstad
  • Salgsansvarlig:
  • Sponsor og Marked:
  • Eventplass:
  • Programansvarlig:
  • Profilering/Facebook: Ingridsp

 

Selve eventet ble gitt MEGA-status den 5. juli 2017, og publisert 8. juli som Norges første event publisert med MEGA-status fra dag én. Logodesign sto Piraten for gjennom sine kontakter, straks denne var vedtatt ble den tatt i bruk for å profilere eventet.

 

Coiner og VIP-pakke

Coindesignet forelå tidlig på nyåret 2018, med eventlogo som framside og eventopplysninger på baksiden, utformet som et skjold. Det ble satt i gang prosess med OakCoins som leverandør så fort komiteen hadde gitt sin tilslutning til designet. Det hersket i starten noe uenighet rundt hvor mange coiner vi skulle bestille – eller om vi skulle ha coiner i det hele tatt siden andre eventer hadde tapt penger på dette – men det ble raskt klart at vi måtte ta sjansen på et lite opplag i det minste. Det ble også raskt avklart at vi ikke skulle ha mange valører, helst kun to (en standard og en arrangør/VIP).

VIP-pakken (som ble kalt Høvdingposen) ble fylt opp med en rekke produkter av god kvalitet, vanlig og VIP-utgave av eventcoin, flere coiner av tidligere årganger fra Geokaperne, og naturligvis VIP-parkering og VIP-navneskilt. 30 slike ble lagt ut for salg, og utsolgt etter svært kort tid. Salget ga penger på konto for å betale for bl.a. geocoinene.

Prisforskjellen på å kjøre et større opplag coiner var ikke større enn at vi til slutt landa på 270 stykker, fordelt på 200 vanlige og 70 VIP. Det var også et ønske fra komiteens side at coinen ble “stor og tung og et ekte stykke metall å holde i”, og det ble dermed bestilt coiner med 3″ diameter og 4mm tykkelse, og ei vekt som viste seg å komme på rundt 100 gram. Dette viste seg å være et godt valg, da den store størrelsen ble satt pris på av mange kjøpere.

 

Innspurten:

Innspurten for coinbestillingen viste seg å bli mer anspent enn komfortabelt, der det var uvanlig mye slurvefeil og ekstrarunder hos leverandør før coinansvarlig var fornøyd. Den endelige bestillingen for produksjon ble sendt i slutten av mars. Coinene var ferdig produsert og ankom produsent i slutten av april, med den store faren at de ikke rakk fram til Norge i tide til eventet. Heldigvis gikk de greit gjennom både post og toll, og ankom et par dager ute i mai.

Komiteen følte seg klare til å arrangere event, og kunne foreta den siste finpussen og planleggingen av tilrigging ei god uke før. Som en del av markedsføringen ble Signal observert flere plasser i nærområdet, der han besøkte cacher til lands og til sjøs, både høyt og lavt.

Vi fikk dessverre ingen til å stille opp som Brage, som var Vikingeventets maskot i Steinkjer. Kostymet ble likevel benyttet på ei dukke ved Vikinglagets boder, som en av labcachene på eventdagen.

 

Eventboder:

Arrangørkomiteen fikk avtaler med flere butikker og lag til å bidra med boder til eventet. Geosport.no og Tevjens Coin Design stilte med butikker, Trauma IL skulle stå for matsalg, og Agder Vikinglag skulle komme for å lage god vikingstemning med et par telt og muligheten for å utøve eller kjøpe håndverk. Podkasten GeoPod stilte også med bod, og holdt det gående med intervjuer og stemningslodding store deler av dagen.

Arrangørene stilte ellers med boder for VIP-pakker, kjøp av lodd og coiner, registrering av TB-er/geocoiner, og Geokaperne fra Agder holdt en bodplass for coinsalg og informasjon om Barnevandrerstien.

 

Eventdagen:

Været klaffet maksimalt denne dagen og i helga ellers, med sol og (nesten) skyfri himmel.

På eventplassen ble det arrangert konkurranser i øksekast, som viste seg å bli svært populær.

Eventets loggbok var et skjold i om lag to meters diameter, omgitt av to sverd i kryss, sirlig dekorert med en kriger som slåss mot ei drage. Av større installasjoner knyttet til labcachene kan nevnes et vikingskip i profil og et langsverd, begge om lag fem meter lange.

200 eventcoiner viste seg faktisk å være i minste laget, da de rakk å bli utsolgt i løpet av få timer. Vi kunne sikkert ha solgt noen titalls flere. Geokapernes egne geocoiner for perioden 2014-2018 var det dessverre ikke like stor rift om.

Eventet ble avsluttet med annonsering av neste års Vikingevent, som kom til å finne sted på Trondenes utafor Harstad.