Vikingeventet 2017

3. Juni 2017 Egge, Steinkjer

Nettsider: http://www.vikingevent2017.com/

Eventside: https://coord.info/GC6J44N

Arrangør: Madam Schanke, McStoon, A-AKS, kjlov, EggeSigrid, BBuvarp, ainao, auda2, trjaas og  ValdresKnut.

Coiner: LINK

Sideeventer: LINK

 

HISTORIE

Etter at Vikingeventet 2016 var slutt gikk Havardfoto til kjlov og spurte om han ville overta og holde eventet året etter. kjlov gikk så rundt på plassen og spurte de han kjente om å være med som arrangører og de fleste svarte tvert JA!! Dermed var neste års arrangører i boks, og planleggingen kunne starte. Bare noen dager senere ble det opprettet en arrangørgruppe på Facebook. Og den 19. mai hadde de første møte i arrangørgruppa på Steinkjer.

Tilstede var Kjell Løvik, Arnstein Saursaunet, Ann Kristin Saursaunet, Solfrid Dahle, Bernt Buvarp, Stein Hals, Jan Arild Aas, Aud Aas, Terje Aas, Kolbein Dahle, Lisbeth Schanke Rødset.

Cachenick: kjlov, A-AKS x 2, EggeSigrid, BBuvarp, McStoon, ainao, auda2, trjaas, ValdresKnut, Madam Schanke

 

Vedtatte grupper med hovedansvarlig og ansvarsområde

Høvdingsete: Lisbeth Schanke Rødset = Madam Schanke. Ansvarsomr.: Ha oversikt på totalbildet. Samle trådene og holde folk i ørene. Passe på at ting som er vedtatt blir gjort.

Kommunikasjon: Kjell Løvik = kjlov. Ansvarsomr.: Få info ut til folket. Pleie kontakt med pressen. Infosenter under eventet.

Webansvarlig: underlagt kommunikasjon: Bernt Buvarp = BBuvarp. Bistå alle som trenger hjelp på nettet. legge ut info, lage skjemaer osv.

Infrastruktur: Jan Arild Aas = ainao og Terje Aas = trjaas. Ansvarsomr.: Parkering, Bobilcamp, Toaletter. Ha kontakt med kommunen og museet

Arangement: Solfrid Dahle = EggeSigrid.  Ansvarsomr.: kontakt mot Vikinglaget ang servering. Opplegg med omvisning og eksterne arrangement

Økonomi: Tove Damås Ansvar for eventets økonomistyring.

Stipend/tippemidler: underlagt økonomi: Svein Mære. Ansvar for søknader om sponsormidler og stipend.

PR/markedsføring: Stein Hals = McStoon. og Arnstein Saursaunet = A-AKS.  Ansvarsomr.: Internett (hjemmeside og facebook), infomateriell, annonsering, plakater, bannere osv.

Ansvarlig eventcacher: Bernt Buvarp = BBuvarp. Ansvarsom.: Sørge for at vi har det antall cacher vi får tildelt – spesielt LAB-cacher

Det at en person var ansvarlig for et område betydde ikke at de skulle fikse alt alene. Det var bare slik at det var noen som hadde ansvaret for at vedtatte ting ble gjort. De ansvarlige for gruppene hadde fullmakt til å knytte til seg andre medlemmer av arrangementsgruppa, også personer som hadde eget ansvarsområde. Men det måtte være frivillig.

Alle ansvarlige rapporterte til Madam Schanke om tiltak de gjorde, eller ønsket å gjøre.

Startproblemer

Datoen for Vikingevent 2017 ble først satt til 27. mai. Dette måtte de gjøre om ikke lenge etter fordi det kolliderte med et Gigaevent. Avtale om leie ble gjort med Egge museum.

Det hadde kommet inn for få deltatt logger på eventet året før, noe som ville gjort det enklere for dette eventet å få mega status. Det kunne derfor skje at 2017 eventet måtte opp i 500 WA logger for å kunne nå mega status.

På grunn av etterslep fra året før, fikk man visse problemer med kommune, vikinglaget, egge museum, turistkontoret og groundspeak, noe arrangørene av 2017 eventet løste med en fantastisk diplomatisk innsats.

Det snur

Etter en stund snudde turistkontoret på hælen og nå hadde de fått penger for å lage et prosjekt om geocaching. De skulle lage en presentasjon av bl.a. Bogntrailen og ville bistå med alt de kunne. De ba også om å få montert en stor geocache på uteveggen på kontoret sitt.

I slutten av juni ble gruppen registrert i Brønnøysundregistret med et formelt styre. De hadde nå emailadresse og bankkonto.

Den 1.juli fikk de en gladmelding fra reviewerne. Det var kommet klarsignal fra Groundspeak om at de kunne publisere eventet når eventsiden var ferdig og godkjent, og at de bare trengte 300 WA for å oppnå megastatus.

Den 11. august ble det publisert.

Coiner

A-AKS hadde designet coiner etter inspirasjon av Eggesverdet og det ble bestilt prøvecoiner tidlig i september 2016. Den  9. Mars 2017 ble coinene bestilt. Denne bestillingen besto av 100 i kobber, 70 i «gunmetal» (Sølv) og 41 i gull. Det ble laget 41 sett av alle coinene, 11 av disse til arrangørene og resterende 30 ble solgt i en pakke kalt «Høvdingposen». Resten av coinene ble solgt gjennom nettbutikken som åpnet 8. Desember, eller på selve eventet.

Høvdingposen inneholdt:

Coinsett i skinnpose

Matbong verdi 150,-

Lock & Lock boks med loggbok, blyant, puslespill og byttestæsj

VIP-parkering med personlige navneskilt på hver plass

Hjemmestrikket «Brage-vaskeklut»

Postkort med Brage, design A-AKS

Klistremerker med Vikingeventlogo

Akreditteringskort i spesialutgave designet av A-AKS

Fin skrivebok

Ekstra lodd til hovedtrekning

Pris på Høvdingposen ble satt til 950,-

Coinene ankom 2. Mai 2017 og kostet totalt 12,245,-

Tidslinje

7. September: Første sponsorkontrakt i boks med Norsk Transformator A/S

18. Septeber: Det blir spilt inn musikkvideo på Egge gård, med egenprodusert sang og melodi av McStoon. Brødrene Hofstad sto for filmingen. Videoen blir sluppet 15. oktober.

Oktober: Planlegging av nettbutikken er i gang og og det må oprettes en PayPal konto for denne.

27. Oktober: 200 Will Attend

Oktober/November: Neste sponsor, Byggmakker Gipling

8. Desember: Nettbutikken åpner. Allerede første dagen ble 10 høvdingposer solgt.

12./13. Desember: Det manglet kun 14 stk for å nå det magiske 300 WA målet. Det måtte fjernes noen dobbeltlogger (ja, det var fortsatt mulig den gangen) og derfor tippet det over til 13. Desember før jubelen stod i taket og mail kunne sendes til reviewer om å få lov til å merket eventet Mega.

14. Desember: A-AKS signerer kontrakten med Groundspeak, og like etter var vi offisielt MEGA. A-AKS designer Mega souvernir pluss ikon til sporingskodene vi vil få.

20. Desember: Fikk 20,000,- av Gjensidigestiftelsen, som også innebar en del forpliktelser som å ha budsjett og oversikt over hva pengene ble brukt til.

Desember: A-AKS utformer og trykker opp infobrosjyre på norsk og engelsk.

Januar: Søknad til Groundspeak om å få Signal the Frog på besøk. Denne ble avslått. Det blir derfor viktig å gjøre litt mer ut av maskotten «Brage». Samtidig blir invitasjon til Bryan om å komme på besøk sendt ut.

19. Januar: Arrangørmøte.

Januar: I slutten av Januar hadde LAB-cache gruppa eget møte. Der ble det laget forslag til 10 LAB-cacher som skulle være underholdende og artig for alle å ta.

7. Februar: Gode nyheter, Bryan kommer!

21. Februar: Biltema svarer med å ville ha stand på eventet. Det var så mange ansatte som meldte seg frivillig til dette at de måtte holde loddtrekning. Biltema sponser 30 lock&lock bokser til høvdingposene.

Februar: GeoSport melder sin ankomst.

2. Mars: Nytt arrangørmøte

24. April: Steinkjer kommune melder seg som sponsor til lunsjen som skal holdes på dagen, der blir gjestene fra Amerika, reviewere med følge, GiNos leder med følge og noen fra arrangørgruppa invitert.

April: Trønderavisa hadde en større reportasje om arrangørene og eventet.

2. Mai: Coinene ankommer

Mai: Støtte fra GiNo og Trønderbataljonen kommer.

12. Mai: Det ankommer pakke fra Amerika med stor Signal the Frog banner med sporingskode.

Mai: Budstikka blir ferdig. Sverd og og belte til maskotten «Brage» ble ferdig. Loggbok ble anskaffet som skal følge eventet.

26. Mai: Steinkjeravisa hadde oppslag om arrangørene og eventet.

Vellykket arrangement

Det var mye arbeid, mye planlegging og mange har jobbet hardt for å få til eventet. Mye mer enn folk kan tro. Det ble gitt mye skryt fra reviewere i etterkant, også Bryan var fornøyd. Alle attended loggene med unntak av en, var positive og bare lovord og viste at alle var fornøyd, tross en del regn utpå dagen.