Referat Styremøte 23 September 2020

Kl. 19.00-20.00

Tilstede på Zoom:

Ragnhild Solheim – Viking_Princess
John Asbjørn Johansen – Brustadteam
Kjetil Hofstad–Hofstad
Ola Birkeland – Olabirk

 

Sak 1: Referat fra forrige styremøte 12.08.2020

Ingen kommentar fra referat fra forrige møte.

 

Sak 2: Oppfølgingssaker fra forrige styremøte

Det jobbes fortsatt med å skaffe sponsorer til medlemspakke for å redusere kostnadene.

Vi tar igjen kontakt med GeoBergen for status angående eventuelt samarbeid jubileum 2021.

Sidene for vikingeventene blir oppdatert fortløpende. Til nå er kun 2017 eventet så godt som ferdig. Det mangler noen linker til feks coiner, som vi må få lagt inn i wikien vår. Ellers er denne siden ferdig. Styret har vært i kontakt med arrangørene fra eventene i 2012, 2018 og 2019 men enda ikke fått tilsendt informasjon vi kan bruke på sidene. Styret oppdaterer mer en gjerne sidene når vi får mer informasjon, og håper også at arrangørene har lyst til å dele dette med oss slik at databasen kan bli komplett.

Sak 3: Årsmøte-status

Styret har bestemt å sette i gang med å forberede årsmøte på nett, oppgavene er fordelt innad i styret og det vil bli satt i gang testing snart.

Sak 4: Jubileumscoin

Det vil bli satt opp eget møte for å diskutere coin 8. Oktober. Her vil styret møte på nett med coindesigner. Før dette skal ideer, tegninger og ønsker legges ut på styrets sider slik at vi stiller forberedt til møtet.

Sak 5: Eventuelt

Det legges ut påminnelse om søknadsfristen for Vikingeventet 2022 nå i September, så en gang til halvveis ut i Oktober. Styret håper på å få inn flere søknader slik at eventet vil fortsette å bestå.

Styret vil avholde en ny fotokonkurranse i vinter, dette vil bli diskutert mer ved neste styremøte.

Referat styremøte 12 August 2020

Kl. 19.00-19.45

Tilstede på Skype:

Freddy Hoffmann – Wagalolo
John Asbjørn Johansen – Brustadteam
Kjetil Hofstad–Hofstad
Andreas Botne–Abotne
Ola Birkeland – Olabirk

 

  • Sak 1: Referat fra forrige styremøte 17.06.2020

Ingen kommentar fra referat fra forrige møte.

  • Sak 2: Oppfølgingssaker fra forrige styremøte

Det ble redegjort litt for status for medlemspakken som muligens endres til «give away» eller pakker medlemene kan kjøpe. Dette er satt på «hold» inntil vi finner på noe som ikke koster oss for mye.

Samarbeid med Geobergen sjekkes ut ang jubileum 2021. Har tatt kontakt med leder i GeoBergen. Hun tar kontakt med oss når hun har fått loddet stemningen i styret. Vi må diskutere rollefordeling mellom foreningene om hvem som skal jobbe med hva, og hvor mye/lite vi skal ta inaktiv og styring.

Gamle vikingevent, historikk gamle sider – Erfaringsdatabase Vikingevent. Vanskelig å få full status da Ragnhild ikke deltok på møte i dag. Så  «on going».

  • Sak 3: Årsmøte-status

Prøvde ut i sommer et prøveårsmøte på nett alene, da ingen i styret hadde tid og mulighet å logge på, så ble det ikke gjennomført.

Det diskuteres i dag om det er mulig å finne et greit event å eventuelt holde årsmøte på.

  • Sak 4: Jubileumscoin

Detaljer har blitt omtalt i dag, men det er ikke konkludert. Tema på neste styremøte?

  • Sak 5: Eventuelt

Det ble under et event i Risør nå nylig, spurt om chattekanalen på hjemmesiden vår har blitt borte/fjernet? Er det noen som vet noe mer om dette?

Invitasjon og påminnelse for å søke å holde Vikingeventet 2022 kjøres ut en gang til nå etter sommeren.

Kan det være en ide å holde en fotokonkuranse som begynner i oktober/november fram mot påska, så får vi litt vintercachebilder også?

Neste styremøte settes onsdag 9.september kl.19.00 på Skype.

Styrevedtak

Dato: 24. Juni 2020

Tilstede: Wagalolo, abotne, olabirk, Viking_Princess, Whoelse, hofstad og brustadteam

Sak: Det er blitt foreslått å holde en sommerkonkurranse på våre nettsider, og spørsmålet var om vi kunne bruke våre egne coiner som premie til denne konkurransen.

Styrets vedtak: Styret har vedtatt å bruke 2 stk GiNo coiner 2017 i sølv og 2 stk bilskilt coiner fra 2010 i premie i en sommerkonkurranse på våre nettsider. Konkurransen vil bli annonsert på våre nettsider og på facebook snart.

Referat styremøte 17 Juni 2020

Kl. 18:00 – 19:40

Tilstede på Skype:

Else Nordhagen – Whoelse
Freddy Hoffmann – Wagalolo
Ola Birkeland – Olabirk
John Asbjørn Johansen – Brustadteam
Kjetil Hofstad – Hofstad
Ragnhild Solheim – Viking_Princess

 

Sak 1. Referat fra forrige styremøte 20.05.20

Ingen kommentarer fra forrige referat, godkjent.

Les mer

Medlemsmøte på nett

Nettmøte onsdag 10. juni kl. 19:00

For første gang i GiNOs historie vil styret ønske alle medlemmer velkommen til nettmøte. Formålet med medlemsmøte er å høste erfaringer med tanke på å eventuelt gjennomføre GiNOs årsmøte på samme måte.

Mer info vil bli sendt på e-post.

Vikingevent 2022

Vikingevent 2021

Vikingevent 2021 blir på Torolvstein, Sandnessjøen, 22. mai. Eventet arrangeres av Helgelands egen geocacheforening, Geotrollan.

Vikingevent 2022

Søknadsfrist er 31. oktober 2020. Søknad sendes på e-post til styret.

GiNo ønsker at eventet skal flytte seg rundt i landet, og arrangeres av lokale krefter. Vi søker derfor etter lag/foreninger (eller nok privatpersoner) som kan tenke seg å ta utfordringen med å arrangere Vikingevent 2022!

GiNo vil spesielt oppfordre tidligere søkere som ikke nådde opp, til å søke på nytt.

Vi har valgt å be interesserte om å sende en søknad til oss på styret (at) gcinfo (dot) no innen 31. oktober 2020, gjerne med så mye info om følgende som mulig:

  • Budsjett
  • Plan og program
  • Adkomst, overnatting og kollektivtransport
  • Lokasjon/fasiliteter
  • Parkering
  • Stab
  • Referanser

Arrangøren burde være en organisasjon, som vil stå ansvarlig for eventet og eventets økonomi. (Med mulighet for å søke støtte fra GiNo). Og det vil være en stor fordel hvis du/dere har erfaring med å arrangere eventer fra før (men det er ikke et krav, så ikke la det stoppe deg).

GiNo stiller noen krav til eventplassen, for at megaeventet skal ha best mulig grunnlag til å lykkes:

  • Må være i Norge
  • Må være tilgjengelig med offentlig transport
  • Må kunne ta imot minst 100 parkerte biler
  • Må ha toalettfasiliteter
  • Fint om det er et alternativ for regntunge dager (partytelt, etc)

Følgende krav settes til selve eventet:

  • Må arrangeres en helg, med hovedeventet på en lørdag
  • Eventdato må være mellom 1. mai og 31. juli
  • Må hete Vikingevent + årstall
  • Det overordnede temaet skal være vikingrelatert
  • Eventets formål skal være å videreføre Vikingeventtradisjonen, til det beste for fellesskapet
  • Inngangspenger kan innkreves, men skal da utelukkende gå til å dekke utgifter til leie ol.
  • Må ha et gratis alternativ for de som ikke ønsker å betale
  • Geocaching i Norge skal være listet som sponsor/samarbeidspartner
  • Arrangør og eventets plassering skal holdes hemmelig frem til eventet året i forveien er ferdig gjennomført

Kravene må ses på som veiledende, og ikke absolutte. Vi står åpne for forslag og tilbud.

GiNo har eierskap til Vikingeventet, i hovedsak for å lette arbeidet til de som arrangerer og for å forhåpentligvis sørge for at Norge får ett fast tilbakevendende Mega event som kan oppleves på forskjellige steder i Norge hvert år. Vi håper vi kan være en stødig økonomisk støttespiller og inspirasjon, og at noen tør å ta utfordringen.

Selve eventlistingen skal eies av foreningen som er økonomisk ansvarlig for eventet. Den skal ikke eies av en privatperson. De som arrangerer, står selvfølgelig fritt til å sette sitt preg på eventet, og tilpasse det slik de ønsker innenfor retningslinjene.

Dette er samme modell som rullerende megaeventer andre steder i verden kjører etter.

Har du spørsmål eller ideer kan disse rettes til styret på mail: styret (at) gcinfo (dot) no

Bakgrunn

Fra og med 2018, har Geocaching i Norge (GiNo) hatt eierskapet til Vikingeventet. Det er mye jobb å arrangere Mega, og vi håper med dette å kunne bidra og hjelpe til at dette eventet får fortsette å vokse og lykkes i Norge, år etter år.

Referat Styremøte 20 Mai 2020

Kl. 18:00 – 19:15

Tilstede på Skype:
Freddy Hoffmann – Wagalolo
John Asbjørn Johansen – Brustadteam
Ragnhild Solheim – Viking_Princess
Ola Birkeland – Olabirk

Sak 1: Referat fra forrige styremøte 22.04.2020

Ingen kommentar fra referat fra forrige møte.

Sak 2: Medlemspakken-status

Det ble lagt frem mottatte tilbud til medlemspakken. Priser og forslag til innhold ble presentert. Det er også mulighet for å bruke Geosport til å produsere trykk, logoer etc. og vi tar kontakt for mer informasjon om det. Styret vil bli informert underveis på facebook, mer på neste styremøte.

Sak 3: Årsmøte-status

Vi har fått tilbakemeldinger fra medlemmer både for og imot å utsette årsmøtet til neste år på grunn av Covid-19. Styret vil prøve å finne en elektronisk løsning for å holde årsmøte, da vi fikk gode tips om hvordan løse dette og holde stemmegivning med nettbaserte løsninger. Vi vil gjerne prøve ut denne løsningen i et «Medlemsmøte» først for å se om det kan fungerer for et eventuelt årsmøte med alle detaljer som trengs.

Sak 4: 20 års jubileum 2021

I Juni 2021 er det 20 år siden norges første geocache så dagens lys, dette har vi tenkt på i lengre tid og mener det ikke burde gå forbi i stillhet. GiNo har også blitt kontaktet i den forbindelse, og vi har i dag snakket mer om ideene som kom inn og mulighetene dette gir. Vi har blitt enig om at GiNo er meget positiv til et eventuelt samarbeid og det opprettes kontakt for mer detaljer. Litt flere detaljer diskuteres på neste styremøte.

Sak 5: Ny GiNo coin for jubileum 2021 (Norges første cache 20 år) eller GiNo Jubileum 15 år (Februar 2023).

Vi har blitt enig om å se på mulighetene for å lage en jubileumscoin til GiNo’s 15 års dag. Vi tar kontakt med noen som kan hjelpe oss med detaljer og oversikt over volum/antall, valører og kostnader etc. Detaljer diskuteres på neste styremøte.

Sak 6: Økonomisk støtte til Vikingeventet – behov for nye retningslinjer

Det har tidligere blitt diskutert om retningslinjene for eventstøtte til Vikingeventet er bra nok. Det ble diskutert endringer i teksten og styret vil prøve å skrive utkast til redigert tekst frem mot neste styremøte. Eventuelt om hvordan ordlyden til støtten til vikingeventet skal være for fremtiden.

Sak 7: Historikk gamle sider – Erfaringsdatabase Vikingevent

Vi ønsker å høste erfaringer for kommende vikingevent slik at de kan hente hjelp og informasjon for sine nye event. Men også for å ta vare på historien til eventet for fremtiden. Dette er historie som kan bli borte med tiden, og vi ønsker så absolutt å ta vare på den.

Erfaringsdatabase/historieside: Oppgaven er utdelt og det vil bli laget en side på vår nettside med egen fane øverst i menyen på gcinfo.no Vi skal hente inn info fra vikingeventene som har vært, og vil kontakte tidligere arrangører. Styret håper på å kunne få inn så mye informasjon som mulig. Og er det noen som føler de har noe å bidra med av informasjon er det fint om de tar kontakt med oss på mail.

Sak 8: Eventuelt

Problemstillingen med pengestøtte til årets vikingevent som ble avlyst ble tatt opp. Vi avventer litt med hva vi skal gjøre, og hvordan dette skal håndteres. Det er kontinuerlig kontakt med årets arrangører. GiNo er veldig klar over den vanskelige situasjonen årets arrangører har, men har også plikt ovenfor egne medlemmer å ta opp problemstillingen.

Invitasjon for å søke vikingeventet 2022 kjøres ut asap.

 

Neste styremøte settes onsdag 17.juni kl.18.00 på Skype.

 

Referat styremøte 22 April 2020

Kl. 18.00-19.00

Tilstede på Skype:
Freddy Hoffmann – Wagalolo
Ragnhild Solheim – Viking_Princess
Andreas Botne – Abotne
Ola Birkeland – Olabirk
Kjetil Hofstad – Hofstad                                                                                                                                                                  Else Nordhagen – Whoelse

 

Sak 1: Referat fra forrige styremøte 01.04.2020.

Som avtalt på forrige styremøte, så avholdes dagens styremøte på Skype for å effektivisere tidsbruken vår.

Dato og sted for Vikingevent for 2021 er offentliggjort, og skal avholdes 22.mai i Sandnessjøen.

Ellers ingen kommentar fra referat fra forrige møte.

Sak 2: Medlemspakken – status

Ang. medlemspakker så jobbes det fortsatt med dette, det opplyses rett før styremøtet at det ventes på noen prisalternativer. Men vi håper dette kommer snart.

Styret jobber videre med å få ferdigstilt medlemspakkene.

Sak 3: Årsmøte 2020?

Løsning for å gjennomføre årsmøtet 2020 diskuteres. Styret hadde satt opp tre alternativer for hvordan løse problemet med at man ikke kan samle en større gruppe på grunn av COVID-19.

  • Alt. 1 Avholde årsmøtet på et stort event i August i år.
  • Alt. 2 Avholde årsmøtet elektronisk.
  • Alt. 3 Utsette årsmøtet til neste år ifm Vikingevent 2021

Det besluttes å utsette årsmøtet til Vikingeventet 2021. Det er usikkerhet rundt store eventer før utgangen av August og styret kan ikke se en god nok løsning for anonym stemmegivning der styret er garantert at betalende medlem er den som stemmer.

Alle medlemmer blir kontaktet via mail og informert om at Årsmøtet 2020 er utsatt. Deretter publiseres dette offentlig på FB og nettsiden vår.

Sak 4: Eventuelt

Videre strategi fra styret er å få sendt ut invitasjon for å søke «Vikingevent 2022» etter pinse, i starten av juni.

Det vil bli skrevet og lagt ut mer på nettsiden vår. Det skal blant annet publiseres forenklet referat fra styremøter, og ellers  litt hendelser som skjer som kan være interessant for andre å lese.

Vi har mottatt en mail fra et medlem angående avlysingen av Vikingevent 2020. Styret har diskutert litt om mailen på møtet i dag, og Freddy vil besvare medlemmet.

Neste styremøte avtales til 19. mai kl. 18.00 på Skype

Referat styremøte 1 April 2020

Kl. 18.00-20.20

Tilstede på Slack:
Freddy Hoffmann – Wagalolo
John Asbjørn Johansen – Brustadteam
Ragnhild Solheim – Viking_Princess
Andreas Botne – Abotne
Ola Birkeland – Olabirk
Kjetil Hofstad – Hofstad

Sak 1: Referat fra forrige styremøte i November

Status medlemspakker: Ansvarlig jobber videre med pakkene. Inneholdet i pakkene er ikke landet enda, heller ikke måte for distribusjon. Styret ble enige om å sette opp nytt styremøte for å diskutere dette videre.

Sak 2: Årsmøte

Vi prøver å få til en elektronisk løsning på å gjennomføre årsmøtet i år. (Skype, Teams el.)
Leder sender en epost til medlemmene og «lodder stemningen».

Sak 3: Vikingeventet 2020

Det informeres fra Vestfold Vikings at årets Vikingeventet 2020 blir avlyst grunnet utviklingen av COVID-19 pandemien i norge og resten av verden, avlysingen offentligjøres i morgen 02.04.2020

Neste års Vikingevent for 2021 annonseres offentlig over påske, Tirsdag 14/4 kl. 19:00. John Asbjørn kommer da med dato for eventet og en skisse på programmet.

Sak 4: Eventuelt

Vi prøver fra og med neste styremøte å gjennomføre disse via Skype så vi får pratet litt med hverandre. For bedre og raskere kommunikasjon.