Styrevedtak

Dato: 24. Juni 2020

Tilstede: Wagalolo, abotne, olabirk, Viking_Princess, Whoelse, hofstad og brustadteam

Sak: Det er blitt foreslått å holde en sommerkonkurranse på våre nettsider, og spørsmålet var om vi kunne bruke våre egne coiner som premie til denne konkurransen.

Styrets vedtak: Styret har vedtatt å bruke 2 stk GiNo coiner 2017 i sølv og 2 stk bilskilt coiner fra 2010 i premie i en sommerkonkurranse på våre nettsider. Konkurransen vil bli annonsert på våre nettsider og på facebook snart.

Referat styremøte 17 Juni 2020

Kl. 18:00 – 19:40

Tilstede på Skype:

Else Nordhagen – Whoelse
Freddy Hoffmann – Wagalolo
Ola Birkeland – Olabirk
John Asbjørn Johansen – Brustadteam
Kjetil Hofstad – Hofstad
Ragnhild Solheim – Viking_Princess

 

Sak 1. Referat fra forrige styremøte 20.05.20

Ingen kommentarer fra forrige referat, godkjent.

Les mer

Referat Styremøte 20 Mai 2020

Kl. 18:00 – 19:15

Tilstede på Skype:
Freddy Hoffmann – Wagalolo
John Asbjørn Johansen – Brustadteam
Ragnhild Solheim – Viking_Princess
Ola Birkeland – Olabirk

Sak 1: Referat fra forrige styremøte 22.04.2020

Ingen kommentar fra referat fra forrige møte.

Sak 2: Medlemspakken-status

Det ble lagt frem mottatte tilbud til medlemspakken. Priser og forslag til innhold ble presentert. Det er også mulighet for å bruke Geosport til å produsere trykk, logoer etc. og vi tar kontakt for mer informasjon om det. Styret vil bli informert underveis på facebook, mer på neste styremøte.

Sak 3: Årsmøte-status

Vi har fått tilbakemeldinger fra medlemmer både for og imot å utsette årsmøtet til neste år på grunn av Covid-19. Styret vil prøve å finne en elektronisk løsning for å holde årsmøte, da vi fikk gode tips om hvordan løse dette og holde stemmegivning med nettbaserte løsninger. Vi vil gjerne prøve ut denne løsningen i et «Medlemsmøte» først for å se om det kan fungerer for et eventuelt årsmøte med alle detaljer som trengs.

Sak 4: 20 års jubileum 2021

I Juni 2021 er det 20 år siden norges første geocache så dagens lys, dette har vi tenkt på i lengre tid og mener det ikke burde gå forbi i stillhet. GiNo har også blitt kontaktet i den forbindelse, og vi har i dag snakket mer om ideene som kom inn og mulighetene dette gir. Vi har blitt enig om at GiNo er meget positiv til et eventuelt samarbeid og det opprettes kontakt for mer detaljer. Litt flere detaljer diskuteres på neste styremøte.

Sak 5: Ny GiNo coin for jubileum 2021 (Norges første cache 20 år) eller GiNo Jubileum 15 år (Februar 2023).

Vi har blitt enig om å se på mulighetene for å lage en jubileumscoin til GiNo’s 15 års dag. Vi tar kontakt med noen som kan hjelpe oss med detaljer og oversikt over volum/antall, valører og kostnader etc. Detaljer diskuteres på neste styremøte.

Sak 6: Økonomisk støtte til Vikingeventet – behov for nye retningslinjer

Det har tidligere blitt diskutert om retningslinjene for eventstøtte til Vikingeventet er bra nok. Det ble diskutert endringer i teksten og styret vil prøve å skrive utkast til redigert tekst frem mot neste styremøte. Eventuelt om hvordan ordlyden til støtten til vikingeventet skal være for fremtiden.

Sak 7: Historikk gamle sider – Erfaringsdatabase Vikingevent

Vi ønsker å høste erfaringer for kommende vikingevent slik at de kan hente hjelp og informasjon for sine nye event. Men også for å ta vare på historien til eventet for fremtiden. Dette er historie som kan bli borte med tiden, og vi ønsker så absolutt å ta vare på den.

Erfaringsdatabase/historieside: Oppgaven er utdelt og det vil bli laget en side på vår nettside med egen fane øverst i menyen på gcinfo.no Vi skal hente inn info fra vikingeventene som har vært, og vil kontakte tidligere arrangører. Styret håper på å kunne få inn så mye informasjon som mulig. Og er det noen som føler de har noe å bidra med av informasjon er det fint om de tar kontakt med oss på mail.

Sak 8: Eventuelt

Problemstillingen med pengestøtte til årets vikingevent som ble avlyst ble tatt opp. Vi avventer litt med hva vi skal gjøre, og hvordan dette skal håndteres. Det er kontinuerlig kontakt med årets arrangører. GiNo er veldig klar over den vanskelige situasjonen årets arrangører har, men har også plikt ovenfor egne medlemmer å ta opp problemstillingen.

Invitasjon for å søke vikingeventet 2022 kjøres ut asap.

 

Neste styremøte settes onsdag 17.juni kl.18.00 på Skype.

 

Referat styremøte 22 April 2020

Kl. 18.00-19.00

Tilstede på Skype:
Freddy Hoffmann – Wagalolo
Ragnhild Solheim – Viking_Princess
Andreas Botne – Abotne
Ola Birkeland – Olabirk
Kjetil Hofstad – Hofstad                                                                                                                                                                  Else Nordhagen – Whoelse

 

Sak 1: Referat fra forrige styremøte 01.04.2020.

Som avtalt på forrige styremøte, så avholdes dagens styremøte på Skype for å effektivisere tidsbruken vår.

Dato og sted for Vikingevent for 2021 er offentliggjort, og skal avholdes 22.mai i Sandnessjøen.

Ellers ingen kommentar fra referat fra forrige møte.

Sak 2: Medlemspakken – status

Ang. medlemspakker så jobbes det fortsatt med dette, det opplyses rett før styremøtet at det ventes på noen prisalternativer. Men vi håper dette kommer snart.

Styret jobber videre med å få ferdigstilt medlemspakkene.

Sak 3: Årsmøte 2020?

Løsning for å gjennomføre årsmøtet 2020 diskuteres. Styret hadde satt opp tre alternativer for hvordan løse problemet med at man ikke kan samle en større gruppe på grunn av COVID-19.

  • Alt. 1 Avholde årsmøtet på et stort event i August i år.
  • Alt. 2 Avholde årsmøtet elektronisk.
  • Alt. 3 Utsette årsmøtet til neste år ifm Vikingevent 2021

Det besluttes å utsette årsmøtet til Vikingeventet 2021. Det er usikkerhet rundt store eventer før utgangen av August og styret kan ikke se en god nok løsning for anonym stemmegivning der styret er garantert at betalende medlem er den som stemmer.

Alle medlemmer blir kontaktet via mail og informert om at Årsmøtet 2020 er utsatt. Deretter publiseres dette offentlig på FB og nettsiden vår.

Sak 4: Eventuelt

Videre strategi fra styret er å få sendt ut invitasjon for å søke «Vikingevent 2022» etter pinse, i starten av juni.

Det vil bli skrevet og lagt ut mer på nettsiden vår. Det skal blant annet publiseres forenklet referat fra styremøter, og ellers  litt hendelser som skjer som kan være interessant for andre å lese.

Vi har mottatt en mail fra et medlem angående avlysingen av Vikingevent 2020. Styret har diskutert litt om mailen på møtet i dag, og Freddy vil besvare medlemmet.

Neste styremøte avtales til 19. mai kl. 18.00 på Skype

Referat styremøte 1 April 2020

Kl. 18.00-20.20

Tilstede på Slack:
Freddy Hoffmann – Wagalolo
John Asbjørn Johansen – Brustadteam
Ragnhild Solheim – Viking_Princess
Andreas Botne – Abotne
Ola Birkeland – Olabirk
Kjetil Hofstad – Hofstad

Sak 1: Referat fra forrige styremøte i November

Status medlemspakker: Ansvarlig jobber videre med pakkene. Inneholdet i pakkene er ikke landet enda, heller ikke måte for distribusjon. Styret ble enige om å sette opp nytt styremøte for å diskutere dette videre.

Sak 2: Årsmøte

Vi prøver å få til en elektronisk løsning på å gjennomføre årsmøtet i år. (Skype, Teams el.)
Leder sender en epost til medlemmene og «lodder stemningen».

Sak 3: Vikingeventet 2020

Det informeres fra Vestfold Vikings at årets Vikingeventet 2020 blir avlyst grunnet utviklingen av COVID-19 pandemien i norge og resten av verden, avlysingen offentligjøres i morgen 02.04.2020

Neste års Vikingevent for 2021 annonseres offentlig over påske, Tirsdag 14/4 kl. 19:00. John Asbjørn kommer da med dato for eventet og en skisse på programmet.

Sak 4: Eventuelt

Vi prøver fra og med neste styremøte å gjennomføre disse via Skype så vi får pratet litt med hverandre. For bedre og raskere kommunikasjon.

 

 

Referat styremøte 13 November 2019

Kl. 19.00-21.00

Tilstede på Slack:
Freddy Hoffmann – Wagalolo
John Asbjørn Johansen – Brustadteam
Ragnhild Solheim – Viking_Princess
Andreas Botne – Abotne
Ola Birkeland – Olabirk
Else Nordhagen – Whoelse
Kjetil Hofstad – Hofstad

Sak 1: Referat fra styremøte i August

Ok, ingen innvendinger fra styret.

Sak 2: Status medlemspakker

Det ble tildelt ansvaret for å sette opp forslag hvordan vi skal gå frem med å lage pakker. Ble forslått ett budsjett, ikke vedtatt enda. Diskuteres videre på styrets facebook. Trenger hensikt, ideer og forslag for medlemspakka. Vedtar formuleringer på neste styremøte.

Sak 3: Vikingeventet 2021

Frist for å sende inn søknad til styret for å avholde Vikingevent 2021, var 31.10.2019.

De av GiNo’s styremedlem(er) som er inhabil i vurdering som arrangør av Vikingevent 2021, har vært unntatt behandlingen av søknadene.  Alle mottatte søknader er nøye vurdert, og styret i GiNo har nå valgt arrangør for Vikingevent 2021.

Styret i GiNo takker for alle mottatte søknader, og ønsker med dette alle velkommen til igjen å søke om «Vikingevent 2022».

Sak 4: Sponsorsøknad / Vikingevent 2020

Konseptet «Vikingevent» forvaltes av GiNo, så sponsormidler for Vikingevent er satt av som en særskilt post i budsjettet på inntil kr. 3500,- så sant GiNo har økonomi til dette.

Det har kommet inn søknad til styret om sponsormidler til Vikingevent 2020 som innvilges, denne gang uten kommentarer fra styret da det er økonomisk forsvarlig, og da det p.t ikke foreligger konkrete retningslinjer for å kommentere søknaden.

Det innses nå, at styret har budsjettert og vedtatt å støtte Vikingevent ukritisk. Det foreligger ikke konkrete retningslinjer/vedtekter/krav for innvilgning av stønad/sponsormidler til Vikingevent. Det foreslås nå i styret, at det utarbeides en formulering for hva krav som stilles til arrangør av Vikingevent i regi av GiNo. (da bla. regnskap og overskudd etc.)

Debatten om hvilken krav som stilles til arrangør av GiNo’s Vikingevent tas som en diskusjonstråd på styrets Facebook side.

Vi vedtar formuleringer på neste styremøte.

Sak 5: Orientering om drift

Databasen vår begynner å bli full. Vår «tekniske avdeling» følger opp dette.

Sak 6: Brønnøysundregister – Fast rutine

Vi lager en rutine mappe i dropbox og oppdaterer «to do lista» for å sikre rutinene og driften i styret.

Sak 7: Generelt – Erfaringsbase i Dropbox

Det blir gitt tilgang til Dropbox for de resterende i styret som ikke har dette.

 

Referat styremøte 28 August 2019

Til stede på Slack:

Andreas Botne – Abotne
Ola Birkeland – Olabirk
Else Nordhagen – Whoelse
Kjetil Hofstad – Hofstad

Sak 1: Referat fra forrige møte

Ok. Anbefaling om tydelig markering av ansvar i referatet.

Sak 2: Status oppfølgingssaker

Vikingeventet 2021 skal diskuteres mer på facebook, og på et møte hvor fler i styret kan være tilstede. Vi sender ut mailer til lokale foreninger i Norge med oppfordring til å søke.

Sak 3: Innspill

Vi samler inn erfaringer fra tidligere arrangører av Vikingeventet. Tar kontakt og spør om en tilbakemelding fra hvert arrangement.

Sette opp mulighet på nettsiden til Vikingeventene. Forsøke å rekonstruere tidligere event-sider der det er mulig.

Ta kontakt med arrangørene for 2016, 2017, 2018 og 2019

Møteplass for foreninger er foreslått. Dette krever en ildsjel som holder oversikten. Styret diskuterte at GiNo kanskje blir sett på som noen som prøver å styre over de andre lokale foreningene hvis vi lager til en slik møteplass. GiNo fungerer greit som ide og erfaringsdatabank og vi må sørge for å oppdatere wikien.

Sak 4: Ny GiNo Coin

Vi har fortsatt en del coiner igjen fra 2010 og 2017. Vi undersøker litt om kostnader og muligheter. Ha i bakhodet jubileumscoin for 20 år med geocaching i norge (2001/2021), eller 15 år for GiNo (Stiftet 12.02.2008)

Sak 5: Eventuelt

Reviewerene har sendt ut informasjon angående adventscaching. Vi bør legge ut info om at vi tilbyr nettsiden vår til oversikt for adventskalenderene.

Det ble diskutert en sak vi fikk inn fra en grunneier. Her måtte reviewerene ta over saken.

Vi har vært i kontakt med reviewerene angående allemannsretten, og forhørt oss om mulighet til bistand når det skulle være behov med tanke på mailer vi får fra grunneiere angående uønskede cacher.

Referat styremøte 24 Juni 2019

Konstituerende styremøte

Kl. 19.00-21.30

Tilstede på Slack:
Freddy Hoffmann – Wagalolo
John Asbjørn Johansen – Brustadteam
Ragnhild Solheim – Viking_Princess
Andreas Botne – Abotne
Ola Birkeland – Olabirk
Else Nordhagen – Whoelse
Kjetil Hofstad – Hofstad

Sak 1 Referat fra forrige styremøte

Referatet er godkjent uten kommentarer.


Sak 2 Konstituering

Ola skriver, Ragnhild er kasserer og Else har teknisk ansvar (internett)


Sak 3 Medlemsrekruttering

Styret vil begynne å jobbe med å gjøre GiNo mer synlig, også i lokalpresse, samt vidreutvikle Wiki’en etterhvert som nye spørsmål dukker opp. Der info mangler vil det etter hvert bli oppdatert i Wiki’en.

Videre så håper styret å fortsette rekruttering av nye medlemmer til GiNo.

Sak 4 Innspill fra medlem

Innspill mottatt på mail fra ett medlem 10/6-19 er diskutert på styremøtet. Styret ser verdien av å prøve å organisere forslaget, slik som en «Erfaringsprotokoll» fra arrangerte event, som kan bidra til å gi nyttige erfaringer videre til kommende arrangører av større event. En «Vikingeventhistorie» med presentasjoner av tidligere holdte viking event, er også noe vi må ta vare på. «Møteplass for norske foreninger og organisasjoner» kan også være noe GiNo kan se om er mulighet å organisere. En møteplass for å samle og utveksle kunnskap og erfaringer på tvers av foreninger og organisasjoner.

Sak 5 Ny GiNo-coin

Sak 5 Utsatt til neste styremøte etter ferien.

Sak 6 Vikingevent 2021

Vi er nå inne i søknadsperioden for det neste vikingeventet, «Vikingevent 2021» og GiNo vil derfor annonserer dette generelt, men også etter hvert sende ut formell invitasjon til alle lokale organisasjoner/ foreninger som har geocaching som hovedfokus. Invitasjonen vil inneholde informasjon som vil gjøre det enklere å få oversikt over hva som må være med i søknaden. Det oppfordres til at alle som kjenner det trigger litt å kunne arrangere et større event, (MEGA event!) til å søke.

Sak 7 Eventuelt

Profiltekst for de nye medlemmene i styret blir etter hvert lagt ut på siden vår. www.gcinfo.no

I dag var styret så godt i gang med idemyldring under et fruktbart sytremøte, at vi begynte å tenke litt langsiktig:

Som de fleste vet så har Geocaching jubileum til neste år, 2020 da den aller første geocachen ble lagt ut og publisert. 9.juni 2001 ble den første norske geocachen lagt ut og publisert i Bergen, dvs at 9.juni 2021 har vi da hatt 20 år med geocaching i Norge.
Styret i GiNo mener at dette må markeres på en eller annen måte uten at vi har noen konkret plan.

Mulige plasser for et «20-års jubileum event» kan da feks være i Bergen, eller at det er en passende anledning å markere dette sammen på «Vikingevent 2021»?
Dette spørsmålet blir det ikke tatt stilling til i år, om andre har ideer for å lage en flott feiring, så er det kjempebra, men vi ønsker med dette at denne datoen ikke blir glemt.

Vikingevent 2020 AVLYST

Styret i Geocaching i Norge hadde i går styremøte hvor styreleder informerte at Vestfold Vikings i samarbeid med lokale myndigheter i Vestfold har valgt å avlyse Vikingevent 2020 grunnet utviklingen av COVID-19 pandemien i Norge og resten av verden.

Styret har valgt å ta Vestfold Vikings beslutning til orientering og vil samtidig oppfordre Vestfold Vikings til å søke om å få arrangere Vikingevent 2022.

Arrangør og sted for Vikingevent 2021 var planlagt annonsert på avslutningen av årets Vikingevent. Når Vikingevent 2020 nå er avlyst på grunn av omstendigheter GiNO ikke rår over har styret valgt å offentliggjøre neste års arrangør rett etter påske, tirsdag 14. april kl. 19:00.

Referat fra styremøte 3. april 2019

Tilstede: abotne, monso, olab, viking_princes, whoelse

Referent: whoelse

  1. Diskutere forslag for artikler og ting vi kan skrive om på web-sidene våre, få lagt opp en liten plan på hvem som skiver hva og når vi legger det ut, slik at vi har jevnlige oppdateringer på nettsidene våre.

Vi ser på mulighetene for å legge ut månedlige statistikker for geocaching i Norge, eventuelt geocachere som runder milepæler. Vi vil oppfordre lokale foreninger til å sende oss en kort presentasjon med logo vi kan legge på siden vår med oversikt over lokale foreninger (de som ikke er der allerede). I tillegg oppfordres de til å sende en lengre presentasjon som vi kan bruke til en månedlig blogg-post hvor vi presenterer en lokal forening.

Vi vil også oppfordre eventer som er aktuelle for et større geografisk område om å sende en presentasjon vi kan legge ut i passende tid før eventet. Vi vil også være på jakt etter reise-skildringer, cache-historier, korte eller lange.Les mer