Sak 2017-04-04 Vikingevent

Dato: 18.04.2017

Tilstede: thomfre, Viking_Princess, Høst

Sak:
Geocaching i Norge har blitt kontaktet av arrangørene av Vikingeventet i Steinkjer, med spørsmål om vi ønsker å overta eventet etter årets event er over, og sørge for at det lever videre fremover.

Styret har diskutert saken i flere omganger (og alle styremedlemmer har vært involvert), og har også forsøkt å finne kandidater som kan tenke seg å arrangere neste års event.

Styrets vedtak:
Styret er positive til å overta eierskapet til Vikingeventet. Vi lager et sett retningslinjer, som skal sørge for at eventet får faste rammer. Vi følger samme opplegg som lignende eventer i utlandet (f.eks. FAD), hvor foreninger/grupperinger som ønsker å arrangere, søker til GiNo.

Tiden renner ut for å finne arrangører til neste års event, så søknadsfrist blir 20. mai for 2018-eventet.

GiNo vil være en støttespiller og økonomisk hjelp, men selve eventet må stå på egne ben hvert år. GiNo sin rolle blir å fungere som rådgiver, bidra til at eventet lever videre og trekke de grove linjene. Ellers blir det opp til arrangør å sette sitt preg på eventet, akkurat slik det er på andre rullerende megaeventer.

Mer info blir lagt ut på en egen side på gcinfo.no.

Protokollfører:
Thomas Fredriksen
Leder

Sak 2017-04-03 Styremedlemmer som ikke har betalt kontingent

Dato: 18.04.2017

Tilstede: thomfre, Viking_Princess, Høst

Sak:
To styremedlemmer har ikke betalt kontingenten innen fristen.

Styrets vedtak:
De får en siste advarsel. Betales ikke kontingenten, blir vi nødt til å stryke de på lik linje med vanlige medlemmer.

Protokollfører:
Thomas Fredriksen
Leder

Sak 2017-04-02 GiNo-coin 2017

Dato: 18.04.2017

Tilstede: thomfre, Viking_Princess, Høst

Sak:
Viking_Princess har etter samtaler med Oakcoins kommet frem til et blueprint som er klart til produksjon.

Styrets vedtak:
Styret vedtar endelig produksjon av coinen. Viking_Princess tar seg av det praktiske med betaling, og legger ut midlertidig (siden foreningen ikke har PayPal). Hun får tilbakebetalt når valutakonverteringen er klar.

Protokollfører:
Thomas Fredriksen
Leder

Sak 2017-04-01 Søknad om støtte til Vikingevent 2017

Dato: 05.04.2017

Sak:
Styret har mottatt søknad om støtte til Vikingeventet, se nederst.

Styrets vedtak:
Et fullsatt styre har enstemmig vedtatt å innvilge søknaden.

Protokollfører:
Thomas Fredriksen
Leder

 

Søknaden:

GC6J445 Vikingevent 2017 vil herved søke om økonomisk støtte til
vårt Megaevent på Steinkjer 3. juni 2017.

Siden eventet har vokst seg såpass stort og viktig har vi bl.a.
funnet det nødvendig å leie PA-anlegg for å nå ut til alle om ting
som foregår underveis, åpningstale, kunngjøringer om lotteri osv.

Dette vil koste oss kr. 3000,- og det hadde vært veldig greit om vi
kunne få dekket opp 2000,- av den summen med midler fra GiNo.

Vi har pr. i dag 380 Will Attend.

Vi er inneforstått med at GiNo skal profileres på eventets
hjemmeside, med link til gcinfo.

Mvh Arrangørgruppa
Lisbeth Schanke Rødset

Sak 2017-03-01 GiNo-coin 2017

Dato: 20.03.2017

Tilstede: thomfre, Viking_Princess, Høst, whoelse

Sak:
Viking_Princess har innhentet tilbud fra flere ulike coinprodusenter.

Den som ser ut til å gi oss lavest pris, og samtidig er blant de mest responsive, er Oakcoins.

Styrets vedtak:
Styret vedtar å bruke Oakcoins til produksjon av coinen.

Protokollfører:
Thomas Fredriksen
Leder

Sak 2017-02-02 Årsmøte 2017

Dato: 20.02.2017

Tilstede: thomfre, Viking_Princess, Høst, whoelse

Sak:
Årsmøte for 2017 skal etter vedtektene avholdes i tidsrommet mai til august i forbindelse med et større event som kan forventes å ha deltagere fra store deler av landet. Blant egnede eventer, ser Vikingeventet ut til å være det best egnede. Det tiltrekker folk fra hele landet, i tillegg til at flertallet av styrets medlemmer skal dit.

Styrets vedtak:
Vi går for årsmøte i forbindelse med Vikingeventet, dersom vi får lov. thomfre tar saken videre med arrangørene. Om mulig, ønsker vi et årsmøte på et tidligere tidspunkt på dagen, enn vi hadde i 2016.

Protokollfører:
Thomas Fredriksen
Leder

Sak 2017-02-01 GiNo-coin 2017

Dato: 20.02.2017

Tilstede: thomfre, Viking_Princess, Høst, whoelse

Sak:
Designet er nå klart, og det blir innhentet tilbud fra forskjellige coinprodusenter.

Styrets vedtak:
Viking_Princess tar saken videre.

Protokollfører:
Thomas Fredriksen
Leder

Sak 2016-11-03 Støtte til cachetur.no

Sak:
Støtte til cachetur.no, skal GiNo fortsette å sponse cachetur.no?

Styrets vedtak:
Etter avstemming innad i styret, ble støtte til cachetur.no innvilget med kr 1000,-.
Thomas Fredriksen meldte seg selv inhabil i saken, overlot stemmen til varamedlem Else Nordhagen.

Protokollfører:
Eirik Fleischmann
Nestleder

Sak 2016-11-02 Endringer i retningslinjene for eventtilskudd

Dato: 18.11.2016

Sak:
For å ha tydeligere retningslinjer for eventstøtte, og tilpasse retningslinjene etter behovet som har vært, ønsker vi å gjøre noen justeringer.

Styrets vedtak:
Ny retningslinjene vedtas, og blir gjeldende for alle søknader fra og med 18. november 2016. Retningslinjene publiseres offentlig på gcinfo.no.

Protokollfører:
Thomas Fredriksen
Leder

De vedtatte retningslinjene i sin helhet:

Styret i Geocaching i Norge (GiNo) kan innvilge støtte til geocachingeventer etter følgende kriterier:

  1. Støtte gis kun etter søknad til styret i GiNo.
  2. Støtte gis kun til eventer i Norge.
  3. Eventet må være publisert før søknaden sendes inn.
  4. Søknaden må sendes inn senest en måned før eventet.
  5. Den som står som arrangør av eventet må være medlem av GiNo.
  6. Søknaden må inneholde en oversikt over hva støtten er tenkt brukt til, f.eks. en oppstilling av kostnadene med eventet, samt informasjon om forventet antall deltagere.
  7. GiNo må være profilert på eventet.
    1. Eventets listing må inkludere teksten “Eventet støttes av Geocaching i Norge”, etterfulgt av logoen til GiNo.
    2. Teksten skal lenkes til www.gcinfo.no.
    3. Profileringen må være på plass senest 14 dager før eventet starter.
  8. Maksimalt beløp GiNo kan støtte med er:
    1. Eventer av nasjonal interesse (inkl. megaeventer):
      1. 1-100 deltagere: kr 1 000,-
      2. 101-500 deltagere: kr 2 000,-
      3. Over 500 deltagere: kr 3 500,-
    2. Eventer uten nasjonal interesse:
      1. 1-50 deltagere: kr 200,-
      2. 51-100 deltagere: kr. 500,-
      3. 101-500 deltagere: kr 1 000,-
    3. Forventet størrelse og/eller eventets størrelse senest 14 dager før eventdato er det som legges til grunn.
  9. GiNo har begrensede midler og begrenset inntektsgrunnlag. Støtte gis derfor kun så lenge foreningens økonomi og budsjett tillater det.
  10. Hvis GiNo krever det, må arrangørene kunne fremvise kvitteringer på utgiftene det er bevilget penger til, og godtgjøre at de er brukt som det fremgikk av søknaden.